[Caso de éxito] Creamos un software de gestión para una startup: de las hojas de cálculo al control total

Muchas startups exitosas nacen de una idea brillante, pero a medida que crecen, se enfrentan a un enemigo silencioso y destructivo: la **ineficiencia operativa**. Este fue el desafío que enfrentó "DataGrow" (nombre ficticio por confidencialidad), una startup de servicios de análisis de datos que experimentaba un rápido crecimiento en su base de clientes, pero que internamente dependía de un laberinto de hojas de cálculo, correos electrónicos y procesos manuales para gestionar sus proyectos y recursos.

Este enfoque inicial, aunque económico, se convirtió rápidamente en un cuello de botella. La dificultad para rastrear el progreso de los proyectos, la duplicación de datos y la pérdida de tiempo en tareas administrativas estaban limitando su capacidad para escalar y mermando la moral del equipo. Era evidente: para seguir creciendo, DataGrow necesitaba dejar atrás la improvisación y adoptar una solución digital robusta y profesional.

En Oriigin, asumimos el reto de diseñar y desarrollar un **Software de Gestión a la Medida** que no solo centralizara sus operaciones, sino que también automatizara sus flujos de trabajo clave. Este es el caso de cómo transformamos su operación, pasando de la incertidumbre de las hojas de cálculo a la claridad del control total.

El Desafío: Ineficiencia, Riesgo y Falta de Visibilidad

Antes de nuestra intervención, la startup DataGrow presentaba los siguientes puntos de dolor críticos:

• Gestión de Proyectos Fragmentada: La asignación de tareas, el seguimiento de horas facturables y el estado de los entregables se gestionaban en más de diez hojas de cálculo compartidas. Esto generaba inconsistencias y retrasos, ya que la información clave no estaba centralizada.
• Riesgo de Errores Financieros: La facturación a clientes y el cálculo de la nómina del equipo se basaban en la entrada manual de datos desde estas hojas de cálculo. El riesgo de errores de cálculo era alto, poniendo en peligro la rentabilidad y el cumplimiento.
• Baja Visibilidad del Desempeño: Los líderes no tenían una visión clara del rendimiento de cada consultor o del estado general de la carga de trabajo del equipo en tiempo real. La toma de decisiones era reactiva y no basada en datos precisos.
• Pérdida de Tiempo: Los consultores dedicaban un promedio de 5 a 7 horas semanales únicamente a la entrada y conciliación de datos, en lugar de enfocarse en el trabajo de alto valor para el cliente.

La Solución de Oriigin: Un Software ERP/CRM a la Medida

Nuestra solución se centró en la creación de un sistema de gestión integral que fusionara las mejores funcionalidades de un CRM (Gestión de Relaciones con el Cliente) y un ERP (Planificación de Recursos Empresariales), adaptado específicamente a la metodología y estructura de costos de DataGrow.

1. Fase de Descubrimiento: Mapeo del Proceso Único

El primer paso fue aplicar nuestra metodología de **Product Thinking**. Realizamos un mapeo detallado de todos los flujos de trabajo, desde la captura de un nuevo prospecto hasta la facturación final. Identificamos los "momentos de la verdad" del negocio que debían ser automatizados o simplificados.

2. Desarrollo y Diseño UX: Claridad y Control

Desarrollamos una aplicación web robusta y segura, priorizando una interfaz de usuario (UI) limpia y una experiencia de usuario (UX) intuitiva que invitara a la adopción inmediata por parte del equipo.

• Módulo de Proyectos Centralizado: Los consultores ahora gestionan todas sus tareas, registran el tiempo dedicado (time-tracking) y suben los entregables directamente al sistema, eliminando la necesidad de hojas de cálculo.
• Automatización del Flujo de Facturación: El sistema calcula automáticamente las horas facturables por cliente y genera las facturas con base en las tarifas predefinidas, enviando notificaciones y reportes a contabilidad. Esto eliminó errores y redujo el tiempo de facturación de días a minutos.
• Dashboard Ejecutivo en Tiempo Real: Implementamos un panel de control donde los líderes podían ver métricas clave como la utilización de recursos, la rentabilidad por proyecto, la carga de trabajo pendiente y el flujo de caja proyectado al instante.
• Gestión de Leads Simplificada: Integramos una sección de CRM ligera para que el equipo comercial pudiera dar seguimiento a prospectos con pasos claros y automatizados, sin las complejidades de un CRM genérico sobrecargado de funciones innecesarias.

Resultados Medibles: El Impacto de la Transformación

El lanzamiento del nuevo sistema interno transformó la operación de DataGrow de forma inmediata, permitiéndoles mantener su ritmo de crecimiento sin sacrificar la calidad ni la rentabilidad. Los resultados más significativos incluyeron:

• Aumento del 25% en la Capacidad Operativa: Al automatizar la entrada de datos, el equipo de consultores recuperó un promedio de 6 horas semanales por persona, aumentando directamente el tiempo disponible para el trabajo con clientes y la generación de ingresos.
• Reducción del Tiempo de Facturación en un 90%: La facturación pasó de ser un proceso de fin de mes de 2 días a una tarea automatizada de 1 hora, mejorando el flujo de caja y la precisión financiera.
• Visibilidad del 100% del Pipeline: Los líderes obtuvieron una visión clara y precisa del estado de cada proyecto y la disponibilidad de cada recurso, lo que les permitió tomar decisiones proactivas sobre la contratación de nuevo personal y la asignación de proyectos.
• Adopción total del sistema: Gracias al diseño intuitivo y centrado en el usuario, el equipo de ventas y consultoría adoptó la nueva plataforma con entusiasmo, eliminando la necesidad de sistemas paralelos y silos de información.

Conclusión: El crecimiento exige herramientas a la medida

El caso de DataGrow es una prueba contundente de que las herramientas internas son tan cruciales como los productos que vendes. Para una startup en rápido crecimiento, el software genérico puede ser un freno invisible; el **software de gestión a la medida** se convierte en el trampolín que permite el crecimiento controlado, eficiente y rentable.

En Oriigin, nuestra experiencia en el desarrollo de software a la medida se basa en la profunda comprensión de tus procesos de negocio. No solo construimos aplicaciones; construimos soluciones estratégicas diseñadas para tu forma única de operar. Si tu negocio se siente frenado por sistemas obsoletos o la complejidad de las hojas de cálculo, contáctanos. Es el momento de invertir en un sistema que no solo te ayude a gestionar tu crecimiento, sino que lo impulse activamente.