Casos de éxito: rediseñamos un sistema interno para mejorar la eficiencia de un equipo de ventas

Introducción: Cuando la tecnología se convierte en un cuello de botella

En el dinámico mundo de las ventas, la velocidad, la precisión y la capacidad de reacción son cruciales. Un equipo de ventas debe estar enfocado en lo que mejor sabe hacer: construir relaciones, entender las necesidades de los clientes y cerrar negocios. Sin embargo, en muchas organizaciones, las herramientas internas que deberían facilitar este trabajo terminan siendo un obstáculo. Los sistemas de gestión obsoletos, las interfaces complejas y la falta de integración con otras plataformas consumen un tiempo valioso que podría dedicarse a la prospección y a la atención al cliente.

Este era el desafío que enfrentaba uno de nuestros clientes, una reconocida empresa de servicios B2B. Su equipo de ventas utilizaba un sistema interno desarrollado hace años, que, si bien funcionaba, era lento, poco intuitivo y no ofrecía la visibilidad de datos necesaria para una toma de decisiones ágil. La frustración era palpable: los vendedores invertían horas en tareas manuales de entrada de datos, la gestión de prospectos era ineficiente y la visibilidad del pipeline era escasa. Era evidente que el sistema, lejos de ser un aliado, era un lastre para la productividad.

En Oriigin, nos propusimos un objetivo claro: no solo modernizar la tecnología, sino rediseñar por completo la experiencia de usuario para el equipo de ventas. Este es el caso de cómo, a través de la innovación, la empatía y un enfoque centrado en los resultados, transformamos su sistema interno y, con ello, impulsamos un cambio significativo en su eficiencia y productividad.

El Reto: Un sistema obsoleto y un equipo desmotivado

El cliente, con un equipo de ventas de más de 50 personas, dependía de un sistema CRM interno que presentaba los siguientes problemas clave:

• Ineficiencia operativa: La interfaz de usuario era anticuada y poco intuitiva. La entrada de datos de nuevos prospectos, la actualización de estados de proyectos y la creación de reportes eran tareas manuales que tomaban mucho tiempo y eran propensas a errores.
• Falta de visibilidad y control: La dirección comercial tenía una visibilidad limitada del pipeline en tiempo real. Los reportes eran estáticos y generados al final del mes, lo que impedía una toma de decisiones proactiva y la identificación temprana de cuellos de botella.
• Baja adopción y frustración: Debido a la complejidad del sistema, muchos vendedores evitaban usarlo correctamente, recurriendo a hojas de cálculo personales y notas, lo que generaba silos de información y datos desactualizados. La frustración con la herramienta afectaba la moral del equipo.
• Imposibilidad de integrar: El sistema carecía de APIs o puntos de integración con otras herramientas esenciales de marketing (como la automatización de emails) o de inteligencia de negocio, lo que limitaba su potencial para escalar.

La Solución de Oriigin: Un enfoque integral de rediseño y desarrollo

Nuestro enfoque fue más allá de un simple "lavado de cara" de la interfaz. Abordamos el problema desde una perspectiva holística, aplicando una metodología que combina la empatía del diseño UX, la agilidad del desarrollo y la visión estratégica del negocio.

1. Fase de Descubrimiento y Diseño (UX/UI)

Comenzamos con una inmersión profunda. Realizamos **entrevistas y sesiones de co-creación** con el equipo de ventas, desde los ejecutivos hasta los gerentes y los vendedores de primera línea. Nuestro objetivo era entender sus rutinas diarias, sus puntos de dolor, sus necesidades de información y cómo visualizaban una herramienta ideal. Los insights clave que obtuvimos fueron:

• Necesitaban una vista de 360 grados del cliente, con toda la información relevante en una sola pantalla.
• Querían una interfaz simple, con pasos claros y lógicos para cada tarea.
• Deseaban dashboards en tiempo real que les mostraran su rendimiento individual y el estado del equipo.
• La movilidad era crucial: el sistema tenía que ser usable desde cualquier dispositivo.

Con estos hallazgos, creamos **prototipos de alta fidelidad**, que validamos en múltiples rondas con el equipo. Esto nos permitió iterar y refinar el diseño, asegurándonos de que la solución final no solo fuera estéticamente agradable, sino también funcionalmente perfecta para su uso diario.

2. Fase de Desarrollo y Arquitectura

Para el desarrollo, optamos por una **arquitectura moderna y escalable** basada en microservicios, con un backend robusto y una interfaz de usuario construida con tecnologías de vanguardia. Las decisiones clave fueron:

• Integración de datos: Desarrollamos APIs robustas que permitieran una integración fluida con otras herramientas de marketing y análisis, eliminando los silos de información.
• Automatización de procesos: Implementamos flujos de trabajo automatizados para tareas como la asignación de leads, el seguimiento de oportunidades y la generación de alertas. Por ejemplo, se automatizó la creación de tareas de seguimiento a los vendedores cuando un prospecto mostraba una actividad específica.
• Dashboard dinámico y personalizado: Creamos un panel de control completamente personalizable que mostraba a cada vendedor sus métricas clave (ingresos cerrados, oportunidades activas, pronóstico) en tiempo real, junto con una vista de embudo (funnel) para los gerentes.
• Optimización para móviles: La plataforma fue diseñada bajo el principio de "mobile-first", asegurando que el equipo de ventas pudiera acceder y gestionar sus actividades desde cualquier dispositivo y lugar.

Resultados Tangibles: El impacto de la transformación

El lanzamiento del nuevo sistema interno fue un éxito rotundo. El equipo de ventas no solo lo adoptó de forma entusiasta, sino que los resultados de negocio superaron todas las expectativas. El impacto medible incluyó:

• Aumento de la productividad en un 35%: La simplificación de los flujos de trabajo y la automatización de tareas permitieron a los vendedores ahorrar un promedio de 8 horas semanales en labores administrativas, tiempo que ahora dedican a la prospección y a la interacción con clientes.
• Visibilidad del pipeline en tiempo real: La dirección comercial ahora puede acceder a dashboards dinámicos y actualizados al instante, lo que ha mejorado la precisión de las proyecciones de venta y ha facilitado la toma de decisiones estratégicas.
• Incremento en la tasa de conversión en un 15%: La visibilidad de los datos y el seguimiento automatizado de las oportunidades permitieron al equipo de ventas enfocarse en los prospectos más calificados, lo que se tradujo en un aumento de la tasa de conversión.
• Reducción de errores en la entrada de datos en un 80%: La interfaz intuitiva y la automatización redujeron drásticamente los errores humanos, mejorando la calidad de los datos y la fiabilidad de los reportes.

Pero más allá de los números, el éxito más grande fue el **cambio cultural**. El nuevo sistema transformó el sentimiento del equipo de ventas, pasando de la frustración a la confianza. Ahora ven la tecnología no como un obstáculo, sino como un habilitador clave que los ayuda a ser más efectivos y a alcanzar sus objetivos.

Conclusión: Tecnología que sirve a las personas

Este caso de éxito demuestra un principio fundamental en Oriigin: la tecnología es solo una herramienta, pero cuando se diseña con un profundo entendimiento de las personas que la usarán, se convierte en un catalizador para la transformación. El rediseño de este sistema de ventas no fue un simple proyecto de desarrollo de software; fue una inversión estratégica en la eficiencia, la productividad y, lo más importante, en el capital humano de la empresa.

Al alinear la tecnología con las necesidades reales de los usuarios, no solo solucionamos problemas operativos, sino que creamos un entorno de trabajo más empoderador y productivo. Si tu empresa enfrenta desafíos similares con sus sistemas internos, en Oriigin estamos listos para ayudarte a convertir esos cuellos de botella en oportunidades. Contáctanos y descubre cómo podemos co-crear soluciones digitales que impulsen el éxito de tu equipo y tu negocio.