[Caso de éxito] De la entrada manual de datos a un proceso 100% automatizado en 4 semanas

La automatización no es una promesa a largo plazo; es una solución que puede generar resultados tangibles y rápidos cuando se aplica estratégicamente a los cuellos de botella correctos. Este es el caso de "Global Logistics Group" (GLG), una empresa de logística y transporte con operaciones a gran escala, que enfrentaba un desafío crítico: la gestión manual de sus órdenes de compra (OC) y la posterior entrada de esos datos en su sistema ERP.

El proceso era simple en teoría, pero destructivo en la práctica. Cada día, el equipo de operaciones recibía cientos de órdenes de compra por correo electrónico, que debían ser revisadas, sus datos extraídos manualmente y luego introducidos, campo por campo, en el sistema de gestión. Esta tarea consumía la jornada laboral de dos empleados a tiempo completo, generaba constantes errores de transcripción y se convertía en un cuello de botella para la eficiencia de la cadena de suministro.

En Oriigin, identificamos este proceso como el candidato perfecto para la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Nuestro objetivo era ambicioso: transformar este proceso 100% manual en un flujo totalmente automatizado en menos de un mes, liberando recursos y garantizando la precisión de los datos. Este es el caso de cómo lo logramos y el impacto directo que generó en la rentabilidad de GLG.

El Desafío: El Costo Oculto de la Entrada Manual de Datos

Antes de la intervención de Oriigin, el proceso de Órdenes de Compra (OC) de GLG presentaba graves ineficiencias:

• 80 Horas de Trabajo Repetitivo al Mes: Dos miembros del equipo de operaciones dedicaban el equivalente a dos semanas laborables completas cada mes solo a la entrada de datos de las OC en el ERP.
• Alta Tasa de Errores: Al ser una tarea monótona, la tasa de errores de transcripción superaba el 5%, lo que requería costosas correcciones posteriores, retrasaba la facturación y generaba discrepancias en el inventario.
• Retraso en el Procesamiento: El tiempo de ciclo entre la recepción de la OC y su registro en el ERP era de 24-48 horas, lo que ralentizaba toda la cadena de suministro y la gestión de inventario.
• Baja Moral del Equipo: El equipo se sentía desmotivado al realizar una tarea de bajo valor que no aprovechaba su conocimiento del negocio.

La Solución de Oriigin: Un Bot de RPA "Cero Errores" en 4 Semanas

Nuestro enfoque se basó en la implementación rápida de una solución RPA (Robotic Process Automation), minimizando la integración compleja y maximizando la eficiencia al interactuar con el sistema ERP a nivel de interfaz de usuario, tal como lo haría un humano.

Fase 1: Descubrimiento y Mapeo (1 Semana)

Trabajamos con el equipo de operaciones para mapear el proceso exacto que seguían. Identificamos las reglas clave (diferentes formatos de OC, campos obligatorios, excepciones de proveedores) y diseñamos el flujo de trabajo del bot.

Fase 2: Desarrollo e Implementación del Bot (2 Semanas)

Desarrollamos un bot de software con las siguientes capacidades:

• Monitoreo de Correo Electrónico: El bot fue programado para monitorear una bandeja de entrada específica, identificando nuevos correos con archivos adjuntos de OC (PDFs).
• Extracción Inteligente de Datos (OCR): Implementamos una solución de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) para que el bot pudiera leer y extraer campos clave de la OC (número de orden, SKU, cantidad, precio, datos del proveedor), incluso si el formato del PDF variaba ligeramente entre proveedores.
• Entrada Automatizada en el ERP: El bot inicia sesión en el sistema ERP de GLG y transcribe los datos extraídos de la OC en los campos correspondientes. El bot sigue el mismo camino de clics y pestañas que un operador humano.
• Manejo de Excepciones: El bot fue programado para identificar errores (ej. un campo clave vacío o un SKU no reconocido). En lugar de detenerse, el bot clasifica el error y envía un correo electrónico de alerta al equipo de operaciones, junto con el archivo de OC en cuestión para su revisión humana.

Fase 3: Pruebas y Lanzamiento (1 Semana)

Realizamos pruebas paralelas, donde el bot y el equipo humano procesaban las mismas órdenes de compra. El bot demostró una tasa de precisión del 99.9%, superando significativamente al rendimiento humano. Tras la validación, el bot fue puesto en producción.

Resultados Medibles: Un Retorno de Inversión Inmediato

La implementación del bot de RPA transformó la operación de GLG, proporcionando un ROI notable en solo semanas:

• 100% de Automatización del Proceso: El proceso de entrada de datos es ahora completamente automatizado, sin requerir intervención humana salvo en el manejo de excepciones (menos del 1% de los casos).
• Liberación de 80 Horas de Trabajo al Mes: El equipo de operaciones fue liberado de la tarea de entrada de datos, permitiéndoles reenfocarse en la gestión estratégica de la cadena de suministro, la atención a clientes y la optimización de rutas.
• Aumento de la Precisión al 99.9%: La eliminación de errores de transcripción redujo los costos de corrección y mejoró la fiabilidad de los datos en el ERP.
• Procesamiento de OC en Minutos: El tiempo de ciclo de la OC se redujo de horas a minutos, agilizando la gestión de inventario y la capacidad de respuesta de GLG a sus clientes.
• ROI Instantáneo: La liberación del tiempo de dos empleados a tiempo completo significó que el bot se "pagó solo" en el primer año de operación.

Conclusión: El Poder de la Automatización Enfocada

El caso de GLG demuestra que la automatización no tiene por qué ser un proyecto de meses. Al identificar el cuello de botella correcto (en este caso, la entrada manual de datos de alto volumen y repetitiva) e implementar una solución enfocada de RPA, las empresas pueden lograr una eficiencia radical en cuestión de semanas.

El equipo de GLG ya no se desgasta en tareas mecánicas. Ahora, su conocimiento se aplica a la estrategia y a las interacciones de alto valor, mientras el bot se encarga del trabajo pesado. Si tu empresa está perdiendo horas y dinero en procesos manuales y repetitivos que consumen recursos valiosos, es el momento de considerar la automatización.

En Oriigin, somos expertos en identificar estos procesos y en implementar bots de RPA a la medida que garantizan un ROI rápido y medible. Contáctanos y déjanos mostrarte cómo podemos llevar tu proceso más ineficiente a la automatización del 100% en pocas semanas.